Synchronisation et partage de fichier

Les solutions de synchronisation de fichier d’entreprise peuvent aider les services informatiques à acquérir la capacité essentielle à contrôler la manière dont les employés accèdent aux données d’entreprise et partagent celles-ci au sein de l’infrastructure informatique. Le Shadow IT, qui désigne le phénomène des utilisateurs finaux qui installent leurs propres solutions sans passer par le service informatique, peut poser problème quand les employés ne disposent pas d’une solution ergonomique de partage de fichier. Une solution de synchronisation et partage de fichier d’entreprise (EFSS) adaptée peut être utile pour limiter les risques liés au Shadow IT et pour favoriser l’adoption d’une nouvelle solution EFSS au sein d’une société. Sans une solution EFSS, les utilisateurs passeront par des méthodes pratiques, mais moins sécurisées pour partager des fichiers et y accéder depuis différents endroits et dispositifs. Les entreprises sont alors exposées à des risques considérables en matière de sécurité et de conformité.

Le pouvoir des solutions de synchronisation et de partage de fichier d’entreprise (EFSS)

Les solutions de partage de fichier sécurisé sont aujourd’hui monnaie courante, et les marchés professionnels et grand public du monde entier sont saturés par ce type de produit. Cependant, alors que de nouvelles options de partage de fichier continuent d’arriver sur le marché, les directeurs informatiques doivent prendre conscience du potentiel unique des solutions de synchronisation et partage de fichier d’entreprise (Enterprise File Sync and Share, ou EFSS)avant d’adopter ces outils dans leur environnement. Voici trois avantages offerts par les solutions EFSS:

Sécurité

La protection des données d’entreprise ne doit pas passer au second plan, derrière l’ergonomie et la simplicité pour les membres du personnel. Chacun de ces aspects peut être considéré comme une priorité pour la sélection d’une solution de synchronisation de fichiers. Une solution robuste de synchronisation et de partage offre la possibilité de définir des politiques strictes pour plusieurs comptes d’utilisateur final, des capacités d’audit pour chaque périphérique et un point de contrôle centralisé depuis lequel les administrateurs informatiques peuvent ajuster les niveaux d’accès.

Dans l’idéal, une entreprise doit éviter les systèmes de partage de fichier dans le Cloud destinés au grand public et investir dans une plateforme de transfert de fichier sécurisée, qui relie les ressources locales entre elles par le biais de canaux dédiés. Ainsi, la sécurité est simplifiée et renforcée, tandis que le travail des utilisateurs finaux est facilité.

Transparence et contrôle

À moins que le service informatique ne dispose d’une visibilité complète sur l’ensemble des fonctions et workflows relatifs aux données, il y a de fortes chances qu’une entreprise n’exploite pas pleinement sa solution EFSS. Afin de respecter les normes de conformité et de veiller au suivi des bonnes pratiques en vigueur par les utilisateurs, les administrateurs doivent disposer d’une gestion complète et permanente des données dans l’environnement EFSS.

Cette transparence doit être accompagnée de fonctionnalités destinées à renforcer la productivité, mais les solutions dédiées de partage de fichier sécurisé peuvent exceller sur ces deux aspects. Le contrôle est un facteur tout aussi important. Avec une bonne solution EFSS, il est plus facile d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de supprimer ceux dont l’accès doit être révoqué. La transparence et le contrôle offerts par une solution EFSS implémentée à l’échelle de l’entreprise pour les données entrantes et sortantes de votre réseau permettent de suivre les utilisateurs et les appareils, tout en maintenant des capacités complètes de gestion des workflows et une visibilité totale de l’activité sur le réseau.

Ergonomie

Une solution de synchronisation et de partage de fichier sécurisée et bien conçue offre une plateforme facile d’utilisation pour l’administrateur et les utilisateurs finaux. L’ergonomie est un facteur particulièrement important pour une solution EFSS, et il doit être gardé à l’esprit pendant l’évaluation des prestataires et solutions EFSS du marché. Si un utilisateur final a du mal à adopter une solution EFSS, il aura rapidement tendance à l’abandonner au profit d’un outil de partage de fichier plus facile à utiliser et potentiellement moins sécurisé. Il existe de nombreux outils de partage à destination du grand public, mais ils ne bénéficient pas des mesures de sécurité requises pour un environnement de transfert de fichier géré d’entreprise.

Afin d’empêcher les employés de se tourner vers des solutions de partage de fichier grand public moins sécurisées, il est essentiel d’adopter une solution EFSS offrant une plateforme facile à utiliser.